Semnătura electronică – însemnătate și impact asupra comunității de business în contextual pandemiei Covid-19

Decretul Presedintelui Romaniei 195 din 16 martie 2020 privind instituirea stării de urgență pe teritoriul României, a impus diverse masuri printre care si limitarea accesului direct al publicului în spaţiile comune ale autorităților publice, alaturi de utilizarea mijloacelor electronice de comunicare.

Pentru a evita contactul direct intre oameni, autoritatile administratiei publice locale si centrale au laut o serie de masuri pentru a respecta distantarea sociala.  Cu titlu de exemplu, activitatea ONRC si a registrelor judetene continua in legatura cu inregistrarea tuturor mentiunilor atat pentru persoanele fizice cat si pentru cele juridice care sunt inregistrate la Registrul Comertului, dar toate aceste inregistrari sunt facute in forma electronica, atat pe portalul ONRC (portal.onrc.ro) sau prin mail, adresa relevanta fiind disponibila pe site-ul ONRC (www.onrc.ro).

Ce este semnatura electronica?

Emiterea si utilizarea semnaturii electronice face obiectul Legii 455/2001 privind semnatura electronica (“Legea 455”) alaturi de Hotărârea nr. 1259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Legea 455 distinge doua (2) tipuri de semnaturi electronice:

  • Semnătura electronică simplă reprezinta date în formă electronică (datele fiind reprezentări ale informației într-o formă convențională adecvată creării, prelucrării, trimiterii, primirii sau stocării acesteia prin mijloace electronice), care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare.
  • Semnătura electronică extinsă reprezinta acea semnătura electronică care îndeplinește cumulativ următoarele condiții: (i) este legată în mod unic de semnatar; (ii) asigură identificarea semnatarului; (iii) este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar; (iv) este legată de datele în formă electronică, la care se raportează în așa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă.

Care este regimul juridic al documentelor ce poarta semnatura electronica?

  • Orice inscris caruia i s-a atasat o semnătură electronică extinsă care este bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv şi generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice este asimilat, în ceea ce priveşte condiţiile şi efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată;
  • Înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică si recunoscut de către cel căruia i se opune, are acelaşi efect ca actul autentic între cei care l-au subscris şi între cei care le reprezintă drepturile.
  • De asemenea, daca forma scrisa este cerută ca o condiţie de probă sau de validitate a unui act juridic, un înscris în formă electronică îndeplineşte această cerinţă dacă i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronica extinsa potrivit Legii 455.
  • Asadar, semnatura electronica extinsa este necesara in cazul tuturor documentelor ce pot fi depuse online la autoritati, indiferent ca acestea se depun in timpul situatiei de urgenta sau in timpul perioadei cand restrictiile sunt ridicate.  Autoritatile care, spre stiinta noastra accepta pana la acest moment depunerea unor documente in aceasta forma, sunt: Agentia Nationala de Administrare Fiscala, Inspectoratul Teritorial de Munca, Registrul Comertului si Monitorul Oficial.

Obtinerea semnaturii electronice extinse se realizeaza printr-o procedura simpla, in baza unei cereri trimise unui furnizor de servicii de certificare (e.g. Digisign, Certsign) alaturi de copia actului de identitate a solicitantului.  Solicitantul va plati si o taxa in baza facturii emise de catre furnizor.

Semnatura electronica extinsa are aplicabilitate si in faza litigioasa.  Astfel, potrivit, articolului 25 din Regulamentul UE 910/2014, semnatura electronica are efect juridic si este acceptata ca proba in procedurile judiciare, indiferent daca indeplineste sau nu cerintele pentru semnaturile electronice calificate.

Lasand la o parte regulile distantarii sociale impuse de pandemie, exista totusi avantaje incontestabile ale folosirii semnaturii electronice?

Desi discutiile despre semnatura electronica au luat amploare odata cu declararea pandemiei Covid-19, aceasta era uzitata in contextul relatiilor cu anumite autoritati publice, in special cu Agentia Natioanala de Administrare Fiscala.  In contextul unei societati insuficient digitalizate, forma standard a semnarii documentelor este preferata.  Cu toate acestea, semnatura electronica prezinta cateva avantaje incontestabile pentru mediul de business, si anume:

  1. Eficientizare de costuri si de timp.

Orice document trebuie printat inainte de a fi semnat olograf.  In contextul birocratiei si chiar a relatiilor comerciale, uneori trebuie printate foarte multe documente, fapt ce presupune consumul diferitelor echipamente (toner, hartie, imprimanta) si al timpului necesar printarii si semnarii . Uneori aceste documente trebuie expediate prin curier, fapt ce presupune alte costuri (timp si bani).  Semnatura electronica permite semnatura rapida a unui numar mare de documente in timp foarte scurt, fara printarea lor prealabila si trimiterea in timp foarte scurt catre destinatar.

  1. Securitate crescuta

Documentele ce poarta semnatura electronica prezinta garantia ca nu pot fi modificate, fiecare semnatura fiind protejata.

  1. Recunoastere internationala

Stim ca la nivel european, o semnatura electronica calificata obtinuta intr-un stat membru, este recunoscuta ca si semnatura electronica calificata in toate celelalte state membre.

Mai mult decat atat, avand un grad sporit de securitate, semnatura electronica prezinta o garantie atat pentru partenerii de afaceri straini cat si pentru guverne straine.

Este evident ca pana pe 15 mai 2020 cand va inceta starea de urgenta, contactul cu anumite autoritati va fi facut exclusiv in baza semnaturii electronice.  Nu este clar cum vor fi relaxate restrictiile si nici cum va arata interactiunea sociala (fie cu autoritatile, fie cu parteneri contractuali).  Este evident ca regulile privind distantarea sociala vor fi mentinute la un anumit nivel iar mediul de business nu va fi cel cunoscut.  In acest context, luand in considerare avantajele unei semnaturi electronice, consideram ca este utila folosirea ei pe scara cat mai larga de comunitatea de business.